Protocolo de cobro de facturas vencidas
Un calendario de avisos 30-60-90 días, cinco modelos de mensaje y una checklist documental para gestionar un impago antes de necesitar una reclamación formal.
- Gratuito y sin compromiso
- Útil aunque no tengas un caso ahora
- 5 modelos de mensaje incluidos
- Pensado para autónomos y pymes
Protocolo completo
Calendario 30-60-90 y checklist
1. Calendario de avisos
Antes del vencimiento
Recordatorio amistoso unos días antes de la fecha de pago. No es un reclamo, es una cortesía que además dificulta que el cliente diga después que "se le pasó".
Día 1-15 tras el vencimiento
Primer aviso de pago. Directo pero cordial: puede tratarse de un simple despiste u error administrativo.
Día 15-30
Segundo requerimiento, ya por escrito y con confirmación de recepción (email con acuse o WhatsApp). Se pide una fecha de pago concreta.
Día 30-60
Último aviso antes de valorar la vía formal. Se comunica de forma clara que, si no hay respuesta, el siguiente paso será una reclamación formal.
Día 60-90 y siguientes
Si no ha habido pago ni respuesta, es el punto en el que conviene comprobar si el caso está suficientemente documentado para una reclamación extrajudicial. Puedes hacerlo con el test de viabilidad.
2. Cinco modelos de mensaje
Son ejemplos orientativos de estructura y tono, no textos legales listos para usar sin adaptar a cada caso.
① Recordatorio previo al vencimiento
"Hola [nombre], solo para recordarte que la factura [n.º] por [importe] € vence el [fecha]. Si ya está en proceso de pago, ignora este mensaje. Un saludo."
② Primer aviso de pago
"Hola [nombre], vemos que la factura [n.º], vencida el [fecha], sigue pendiente de pago. ¿Puedes confirmarnos si hay alguna incidencia o cuándo podríamos tenerlo resuelto?"
③ Segundo requerimiento
"Hola [nombre], la factura [n.º] por [importe] € sigue sin abonarse, [X] días después del vencimiento. Te pedimos una fecha concreta de pago esta semana para evitar mayores gestiones."
④ Último aviso antes de la vía formal
"Hola [nombre], no hemos recibido el pago ni respuesta a los avisos anteriores sobre la factura [n.º]. Si no se resuelve antes del [fecha], nos veremos obligados a iniciar una reclamación formal."
⑤ Aviso de corte de servicio o nuevos pedidos
"Hola [nombre], mientras la factura [n.º] siga pendiente, no podremos aceptar nuevos pedidos/continuar el servicio. En cuanto quede regularizada, retomamos sin problema."
Cuando el requerimiento necesita quedar acreditado de forma fehaciente (paso previo habitual antes de una reclamación formal), la vía más usada es el burofax: puedes ver qué debe incluir en la guía de modelo de burofax.
3. Checklist documental
- Factura emitida (o documento equivalente con el importe adeudado)
- Presupuesto, contrato o pedido aceptado por el cliente
- Prueba de entrega o prestación del servicio (albarán, acta, correos de conformidad)
- Comunicaciones donde el cliente reconozca el trabajo o la deuda (email, WhatsApp)
- Registro de pagos parciales, si los ha habido, y fecha de cada uno
4. Señales para dejar de trabajar con un cliente a crédito
- — Pide nuevos pedidos o servicios mientras acumula facturas vencidas
- — Evita dar fechas de pago concretas o las incumple repetidamente
- — Cambia de forma de pago o de interlocutor cada vez que se le reclama
- — No responde a más de dos avisos consecutivos
5. ¿Seguir insistiendo o consultar el caso?
- — Si aún no han pasado 30 días desde el vencimiento: sigue con el calendario de avisos anterior.
- — Si han pasado más de 30 días sin respuesta y ya tienes factura, contrato/pedido y alguna prueba de entrega: el caso probablemente está en condiciones de valorarse formalmente.
- — Si el cliente discute el trabajo o el producto (no solo "no paga"): conviene un análisis específico antes de decidir cómo seguir.
- — Si has agotado los cinco avisos sin resultado: es el punto natural para comprobar tu caso con el test de viabilidad.
Este protocolo es una guía orientativa de gestión interna, no asesoramiento jurídico individualizado ni una garantía de cobro. Nada de lo anterior supone un encargo profesional ni un compromiso de contratación.
¿Tienes ahora mismo alguna factura vencida sin cobrar?
Preguntas frecuentes
¿Necesito tener una factura impagada ahora mismo para acceder al protocolo?
No. Sirve tanto si tienes un impago activo como si quieres tener preparado un procedimiento interno antes de que ocurra. Muchas empresas lo consultan de forma preventiva.
¿Este protocolo sustituye una reclamación jurídica?
No. Es una guía orientativa para la gestión interna del cobro (avisos, plazos, documentación). Si el impago persiste después de aplicarlo, el siguiente paso habitual es una reclamación extrajudicial formal.
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